Mondelinge presentaties en toespraken zijn in het zakelijke en bestuurlijke verkeer steeds belangrijker. Want wie mondeling een boodschap presenteert, presenteert ook zichzelf. En heel vaak is het niet de boodschap maar vooral de persoon die moet overtuigen. Is dit wel degene die we deze zaak kunnen toevertrouwen, vraagt de toehoorder zich af.
Hoewel mondelinge presentaties dus cruciaal zijn, zie je dat bestuurders en managers in Nederland het vaak belabberd doen. Ze weten niet te boeien of te overtuigen, maar overladen hun gehoor met ruis. Of ze staan te stamelen en te wiebelen en slaan een modderfiguur. Of ze verdrinken in oeverloze PowerPoint-dia’s waar ze niets aan toe te voegen hebben.
Een goede presentatie geven is best een vak. Je moet het leren. Maar dat gebeurt helaas veel te weinig. En wát we destijds op school geleerd hebben, is meestal heel traditioneel en formeel. Voor de moderne en kritische professionele praktijk voldoet het niet.
Een eigentijdse en gespecialiseerde presentatietraining voor topfunctionarissen is daarom vaak hard nodig. Dat soort trainingen wordt links en rechts veel aangeboden, maar de aanpak en methodiek verschillen nogal. Zo geven acteurs en theatermensen trainingen waarin ze je – inderdaad – theater aanleren: houding, mimiek, handgebaren, stemgebruik. Leuk en soms nuttig, maar een beroerd verhaal wordt er geen goed verhaal door. Ook televisiemakers geven soms trainingen. Zij leren je vooral trucs, hoe gebruik te maken van de microfoon of zelfs de autocue, hoe je het publiek kunt bespelen. Leuk voor op tv, maar nutteloos in een proposal meeting of een commissievergadering.
Bij BdRP kiezen wij voor de inhoudelijke benadering. We trainen op helder, overtuigend en geloofwaardig formuleren. Wij vinden dat sprekers hun opvattingen indringend onder woorden moeten brengen en niet moeten schromen om standpunten in te nemen. Het beeld is niet onbelangrijk, maar een goed beeld begint met een goed verhaal. Onze presentatietrainers zijn oud-hoofdredacteuren die een rijke ervaring hebben met het formuleren en beoordelen van boodschappen.
Tijdens de training staat de trainee voor een groepje en geeft een presentatie. Dit optreden wordt opgenomen en naderhand bekeken. De trainer bespreekt
daarbij de vormaspecten en het betoog maar vooral ook de impact van het optreden. Wat wilde je bereiken met dit verhaal en is dat gelukt? Vanuit die vraag wordt de presentatie aangescherpt. We maken mee dat de trainee met een totaal ander verhaal de deur uitgaat, vaak korter, vaak met veel minder slides, maar altijd met meer gewenste impact. Bovendien leren we hoe je in toekomstige situaties sneller tot een goed verhaal kunt komen.
Om dat goed te doen, heeft een presentatietrainer drie kwaliteiten nodig: communicatiekennis, mensenkennis en materiekennis. Communicatiekennis is vereist om te beoordelen hoe het optreden van sprekers kan uitpakken bij het publiek. Mensenkennis is nodig omdat het belangrijk is dat een spreker zichzelf blijft. De trainer moet dus aanvoelen of en hoe een boodschap past bij de verteller. En tenslotte materiekennis. Goede mediatrainers zijn inhoudelijk gespecialiseerd. Zo hebben wij verstand van (openbaar) bestuur, financiën, management, marketing, bedrijfseconomie en gezondheidszorg.
Belangrijk is dat de mediatrainer in de ogen van de trainee een autoriteit is. Een trainee moet direct alle twijfel over de deskundigheid van de trainer opzij zetten. Maar dat geldt uiteraard bij álle trainingen, ook een sporttraining. De trainer moet vaak tegen een trainee zeggen: “Doe dit nu maar, je zult merken dat het werkt” en daar moet een trainee dan op vertrouwen.
Presentatietrainingen zijn indringend en intiem. Het gaat gauw over iemands persoonlijkheid en hoe hij of zij door de omgeving wordt gezien. Want, nogmaals, een spreker presenteert vooral zichzelf bij een optreden. De training is dus een precair proces dat zorgvuldig uitgevoerd moet worden.
Sander Wieringa
BdRP